Na het oprichten van een B.V. krijgt u van de notaris een aandeelhoudersregister mee, maar wat is dit nou eigenlijk en wat moet u ermee doen? U leest het in deze blog.
Wat is een aandeelhoudersregister?
Iedere B.V. heeft een aandeelhoudersregister. Dit kan in de vorm van een boek of een map en wordt na oprichting door de notaris aan u overhandigd. In dit register staat alle relevante informatie van de B.V. verwerkt zoals de naam van de B.V., de oprichtingsdatum van de B.V., maar ook het aandelenkapitaal, hoe dit kapitaal is opgebouwd en wie de aandeelhouder(s) is (zijn).
Het is erg belangrijk om het originele aandeelhoudersregister te bewaren en bij te houden.
Wie bewaart het aandeelhoudersregister?
Het aandeelhoudersregister wordt bewaard door het bestuur. Daarnaast moet het bestuur zorgdragen dat het register up-to-date blijft.
Wanneer is het aandeelhoudersregister nodig?
De notaris zal bij iedere wijziging in de B.V. vragen om het aandeelhoudersregister. Dit kan een statutenwijziging zijn, maar ook een wijziging van de aandelen. Bijvoorbeeld als er aandelen worden verkocht of uitgegeven.
Een kopie is niet voldoende, want de notaris moet altijd een controle doen op de gegevens. Maar ook wijzigingen moeten worden aangetekend.
Ook kunnen banken en accountants vragen om een bijgewerkt aandeelhoudersregister.
Wat doe ik als ik mijn aandeelhoudersregister kwijt ben?
Hoe belangrijk het document ook is, het komt weleens voor dat een aandeelhoudersregister onvolledig of zelfs kwijt is. De notaris kan dan een register reconstrueren. Om dit te kunnen doen zal het bestuur wel alle gegevens moeten aanleveren van wat er vanaf de oprichting met de B.V. is gebeurd, zoals de oprichtingsakten, eventuele statutenwijzigingen, eventuele aandelenoverdrachten en dergelijke
Met deze informatie kan een aandeelhoudersregister worden gereconstrueerd. Als er na oprichting niet veel is gewijzigd in de B.V. is de reconstructie vrij eenvoudig, maar als er veel is gewijzigd kan het een hele uitzoek klus zijn om een nieuw register te maken.
Is het aandeelhoudersregister digitaal?
Er zijn plannen om een centraal aandeelhoudersregister te realiseren. Daarom is er eerder een initiatiefwetsvoorstel door bewindslieden ingediend bij de Tweede kamer.
Dit is geen openbaar register, maar is enkel toegankelijk voor bevoegde partijen zoals aandeelhouders van de B.V., notarissen en overheidsinstanties.
Op welke termijn het centraal aandeelhoudersregister komt is nog niet bekend, dus tot die tijd blijft het van belang om het door de notaris overhandigde originele aandeelhoudersregister goed te bewaren.
Heeft u een vraag met betrekking tot het aandeelhoudersregister? Neem dan gerust contact met ons op. Wij adviseren u graag.
